العمل الإداري أساسي وضروري للعمل الجمعي، ذلك أنه يساهم في تحقيق أهداف الجمعية و هو بمثابةالقلب للجسد ، فهو العضو المسئول في الجسد عن إمداده بالدم اللازم لبقائه على قيد الحياة و لتطوره و ازدهاره.
والعملية الإدارية لاتتم إلا بتكامل وتداعي جميع أعضاء المكتب الإداري و الأعضاء العاملين كل حسب دوره و مهمته .
و من أهم العناصر التي نقف عندها في هذا المجال:
1- إدارة الأفراد:
– الحصول عليهم : خلق قنوات وأساليب لاستيعاب أفراد جدد، اخذ جميع المعلومات المتعلقة بهم أثناء الزيارات وفتح باب النقاش معهم ، ووضعهم في المكان المناسب ،التركيز على المعادن الثمينة والرواحل القادرة التضحية وتحمل الصعاب ، فالطريق طويل وشاق .
– إعدادهم : بالتكوين والتوجيه المستمر، وتكليفهم ببعض المسؤوليات.
– تحفيزهم : للتحفيز النفسي أهميته وأثره على الفرد ، فأشكال التحفيز متنوعة وعديدة منها الكلمة الطيبة ( شفهيا أو كتابة –الشواهد التقديرية- عبارات الشكر والتقدير، الهدية الرمزية ...)
– المحافظة عليهم : وذلك بتوفير الجو المساعد على العطاء و الإبداع ، وان يقف كل مسئول- مسئولي اللجان ، عند حدود مهامه ، وان تعالج المشاكل الطارئة عبرا لقنوات الخاصة.
– إعطاء الفرصة و معاملة الأشخاص على أنهم بشر ؛ فالإنسان خطاء وخيرالخطائين التوابون .
– توفير الجو المساعد على العطاء و الإبداع في العمل .
2- التواصل و العلاقات:
إن الانسجام النفسي بين الأفراد أمر أساسي لنجاح العمل الجمعي ، ولذلك لابد من دعم فلسفة جماعة العمل و تشجيعها ، وتحسين أساليب الاتصال و التواصل ، وتحديد علاقة الأعضاء وعدم تداخلها. الإحسان في توظيف و استعمال وسائل التواصل بين الأعضاء و اللجان : السبورة الإدارية ، درج قاعة الأطر ،إعداد مطوية التعريف بالجمعية أنشطتها، من طرف لجنة الإعلام – التفكير وضع سبورة الكترونية للتعريف بالجمعية.
12- القرارات : هناك نوعان من القرارات التي تصدرها الإدارة ؛
– ما يرتبط بالأعمال بشكل عام.
– ما يرتبط بالأفراد و العاملين خصوصا.
22- التخطيط :" هو نوع من ارتكاب الخطأ على الورق" لنبتعد عن الارتجال في العمل، و حتى تكون المردودية أكبر فنحن ملزمين بما يلي :
وضع أهداف واضحة : ماذا تريد الجمعية تحقيقه من أهداف ؛ هل تطمح إلى البناء الداخلي أم إلى الإشعاع الخارجي ؟
توزيع المسؤوليات : فكل فرد داخل الجمعية له مسؤولية و مهمة يؤديها فالفراغ بالنسبة للفرد داخل الجمعية يؤدي إلى الفوضى وعرقلة عمل الآخرين ، فلا بد أن يكون لكل عضو ملفه وبرنامجه العملي ، أو أضعف الإيمان أن يستفيد ويكون ذاته فالجمعية تتوفر على مكتبة مهمة لا نستفيد منها –نحن الأعضاء – بل الأدهى والأمر نشتكي من عزوف الناس عن القراءة .
– بتوثيق الخطة و الالتزام بتنزيلها : فنحن ملزمين في هذا الوقت بتوثيق خطة استرتيجية العمل وإعداد ورقات في هذا المجال (إعداد ورقة حول المشروع الثقافي).
32- إدارة الوقت : نعي جميعا أهمية الوقت وأثره في نجاح الفرد و من ثم المؤسسة وتناولت نصوص كثيرة هذا الموضوع منها،-كما ورد في الأثر:" مامن فجر يوم ينشق إلا وينادي ملكان ، ياابن ادم أنا يوم جديد ،وعلى عملك شهيد ، فتزود مني فاني لأعود إلى يوم القيامة ".
- تقدير الأولويات و التركيز عليها وهذا يرجع إلى تحديد الأهداف.
- القيام بأعمال ليست من مهام العضو مما يؤدي إلى انشغاله بأعمال لاتدخل في مسؤولياته ،ولايعني هذا ألا يكون التعاون بين الإفراد و اللجان وإنما الكل يشكل جسدا واحدا ولكل عضو منه مهمة أو مهام يقوم بها حتى يستثمر الوقت أحسن استثمار.
- الإخبار بغياب العضو(الأعضاء العاملين) الأعضاء المكلفين بمهمة أثناء نشاط معين، في وقت مبكر، حتى ترتب الأمور ويكون السير عاديا.
- أن تحدد اللجنة أو الهيئة مواقيت الأنشطة الراتبة أو الأنشطة الموسمية ضمن مشروع الأنشطة ويجب ألا يتعارض والجدولة الزمنية للجمعية .
- الجدولة الزمنية للأنشطة اليومية تضعها الإدارة ويلتزم بها الجميع ، حتى لايقع تعارض بين الأنشطة على مستوى القاعات والتوقيت.
توقت وأيام عمل الجمعية :
صباحا : من الساعة 9 إلى الساعة 12.
مساء : من الساعة 15 إلى الساعة 18.
ليلا : من الساعة 18 إلى الساعة 20 .
تحديد عطل المناسبات الدينية والوطنية ( تواريخها عدد أيامها).
الوسائل والأجهزة : تتوفر الجمعية على مجموعة من الأجهزة والوسائل ، فمن الواجب أن توظف أحسن توظيف ،وألا تعرقل سير العمل بل تدفعه وتساهم في مردود يته ، فعلى الفرد ارجاع الوسائل الى مكانها بعد استعمالها (انظر القانون الداخلي).
42- التفويض : مما يميزالادارة التقليدية أنها ،في هذا المجال، تريد متابعة كل ما يجري على الميدان ،ومراقبة الأداء في جميع مراحله. فالواقع يفرض تفويضا عمليا في المهام اليومية، فقد يقع طارئ داخلي أثناء العمل اليومي فمن البد هي أن تحسم الإدارة اليومية في المسألة وأن لاتعطل إلى يوم اجتماع المكتب. وقد يسهل هذا الأمر عمل وسير الاجتماعات الإدارية.
52- التوجيه: التوجيه الصحيح بدل تصيد أخطاء الآخرين لمعاقبتهم، فالمؤمن مرآة أخيه.
3- العوامل المساعدة على نجاح العمل الإداري :
- القضاء على ظروف القلق و التوتر النزاعات.
- نشر ثقافة التعبد بالتكليف.
- تنظيم دورات تكوينية في مجال التسيير الإداري.
- أن يكون فضاء العمل ومكانه مساعدا.
13- القانون الداخلي :
- شرح الهيكلة العامة.
- تحديد المسؤوليات واحترامها و عدم تداخلها.
- المراجعة المستمرة للنص القانوني الداخلي.
- اجتناب التعقيد في العلاقات العملية.
- تشخيص المهام بدقة.
تطبيق القوانين يوجد حالة من النفور بين العاملين والإدارة مما يؤدي إلى اتساع فجوة عدم التفاهم و التكامل مما يحتم التوازن بين القوانين والمعاملة الأخوية .
23- الوثائق الإدارية :
131 - وثائق الانتساب :
- ورقة الانتساب.
- وثائق الانتساب.
- ورقة الأعضاء العاملين.
- سجل الانتساب ( الاسم ، العنوان ، الهاتف ، المهنة ، رقم البطاقة الوطنية ).
وهذا تتكفل به كل لجنة لضبط المنتسبين داخل اللجنة وان يكون كل أفرادها حاملين لبطاقة الانتساب.
231 - الملف القانوني:
- القانون الأساسي.
- الوصل النهائي.
- محضر اجتماع.
- لائحة أعضاء المكتب.
- التصريح بتجديد المكتب.
- الإخبار بعقد الجمع العام.
- ملف أعضاء المكتب الإداري: ملف أعضاء المكتب: ( الصور، البطاقة الوطنية )مع انخراط العضوية.
- ملف الأعضاء العاملين: ملف لكل عضو( صورتان – نسخة من البطاقة الوطنية –ملا مطبوع المعلومات الشخصية مع انخراط العضوية ).
- المذكرات الإدارية: القانون الداخلي.
231- الصادرات و الواردات :
- دفتر الصادرات و الوردات.
- ملفا الصادرات و الواردات.
- ملف الواردات الداخلية.
- مرتبا الصادرات و الواردات : ترتب فيه الوثائق بعد مرور أجلها.
- ورقة الإرسال.
331- الشواهد : - محو الأمية - شهادة المعلومات – الشواهد التقديرية.
134- التقرير الأسبوعي المالي.
* قانون الاجتماعات.
* قانون استعمال القاعة و الممتلكات.
* مطبوع هيكلة اللجنة.
* مطبوع البرنامج الدوري.
* لائحة أعضاء الجمعية العاملين و المشاركين.
* دفتر التواصل اليومي :
* يوميات : (اتصالات ، أنشطة اللجان واجتماعاتها ،زيارات ....).
* التكاليف.
* القرارات والتوصيات.
* المصاريف اليومية.
* المشاريع والانجازات اليومية.
* الاختبارات.
* معلومات حول الزوار.
* اللغات.
* تسجيل بعض الملاحظات الطارئة لعرضها على المكتب الإداري.
* ملف اللجان : (الهيكلة – الأنشطة الدورية).
* ملف مجلس الجمعية (الهيكلة – تقارير المجلس ...).
* ملف نماذج ومطبوعات إدارية.
* ملف تقارير المكتب الإداري.
الإدارة